Cuando se cambia de año. ¿cómo se realiza la definición de un nuevo período para el ejercicio local?
El sistema permite manejar múltiples ejercicios contables, de tal forma, que si estamos frente a una Empresa agrícola, ésta requerirá manejar un ejercicio tributario que va de Enero a Diciembre pero además necesitará contar con un ejercicio financiero que puede ir de Julio del año 1 a Junio del año 2. Para poder satisfacer la necesidad de información tanto tributaria como financiera de este tipo de Empresas es que se definen 2 Ejercicios, cada cual definida con los periodos necesarios que este abarca. Estamos frente a este mismo caso si la empresa requiere manejar ejercicios distintos por que debe reportar a su casa matriz en el extranjero en ese caso el ejercicio local va de Enero a Diciembre y el Ejercicio de su casa matriz va de Octubre a Septiembre.
El sistema trabaja con un “Ejercicio” y este ejercicio se compone de 12 Períodos, que deben ser definidos en su inicio y término por el usuario.
Cada vez que comienza un nuevo año o período contable, el usuario se encuentra ante la pregunta, ¿qué hacer?, lo primero que debe tener en cuenta es que en la opción del Módulo de Contabilidad, ejercicios del menú de tablas y parámetros, debe seleccionar el ejercicio local y crear para él un nuevo año, así también, detallar cada período que abarca este ejercicio Ej. 01-01-2010 al 31-01-2010. Luego para cada período debe definir la cuenta de cierre de balance (equilibrio entre activos y pasivos), esta cuenta de cierre de balance debe ser definida de acuerdo a las necesidades de cada una de las empresas, si una empresa requiere mostrar resultados trimestrales, debe definir cuatro cuentas de resultados del ejercicio Ej. Resultado Ene-Marzo 2010 y luego asociar estas cuentas una a los tres primeros períodos del ejercicio, una segunda cuenta a los siguientes 3 y así, hasta que todos los períodos tengan asociada la cuenta que corresponda.